店經理想知道的盤點事~~(十二) 抽絲剝繭找原因
門店的每一次盤點,店經理最想知道的是,今天盤點的結果如何? 在知道盤點結果前總是帶著忐忑不安的心情,哪怕是個高盤損,又或是個高盤盈,牽動的都是一個週期來的經營績效,對店家經營來說,是個非常重要的KPI和獲利的指標,近期在我們服務的顧客中,門店盤點發生了不清楚的原因,導致大量的門店發生盤盈的狀況,於此,我們以解決門店盤盈的問題,「找不出的錯誤」案例,分享給大家。
在一個盤點的月份,從月初到月底,我們所服務的區域內,總共盤點了近600家便利店,從第一週開始出現高盤盈個位數的門店,至月中時,已發生近20家門店的盤點結果為盤盈的狀況,門店經理對這樣的結果百思不解,也感到不安與疑惑,不放棄地確認盤點週期間往來廠商的帳務情形,更不斷地確認門店的盤點庫存數;當然的,最終還是沒能找出發生盤盈的原因。我們以平時服務的豐富經驗,協助門店分析盤點帳務上的差異,確認前一次盤點至本次盤點期間的進貨廠商帳務,都已完成清帳,同時也分析門店的庫存變化給門店參考,也提供商品類別的庫存差異作分析,期能從中找到商品進銷存的影響因子。就幾家門店盤點下來,在盤點結束前,仍然找不出原因,同時間在庫存都已確認下,也確認了門店盤盈的結果,接續之後的服務,門店盤點不時出現盤盈的結果,甚至影響到低盤損,顧客也開始警覺到盤盈的問題,詢問為什麼盤盈、甚麼原因?
以我們服務便利店的實務經驗,在門店方的帳務已正確清楚,庫存數也都已確認狀態下,都是沒有問題的,門店苦無盤盈的原因。我們從不同門店的想法,以商管管理的角度去分析其他的因素,盤點我們周遭還有哪些是會影響盤點的原因,歸納出幾個門店的「促銷活動、折扣變價、收銀系統、大單銷售、預購結帳」等要因,鎖定門店高銷售量商品,並比對品項數,在經過多日的分析後,終於找出顧客收銀系統中的錯誤,發現顧客在一波行銷檔期活動中,POS系統設定活動的商品只有收銀,但未紀錄到商品銷售的數量,造成商品【有銷售無進貨】的帳務錯誤,於是,從活動開始時,就不斷累積活動商品的銷售,商品熱銷越多,回補盤損、盤盈就越高! 這也是為什麼無法即時發現盤盈的原因了。
門店盤盈損原因相當的多,當發生盤點結果偏離常模時,店經理關注的是當下的庫存和帳面數是否正確,焦心的從現況表層去找差異,提出的問題往往是一再確認的帳與物,但是又帶著沒有答案的疑惑?這是我們所常見的。而異常狀況的發生總是有跡可循,商管團隊以其盤點的經驗和對便利店的專業服務,多方面的思考面向,著手現況分析、推論假設、付諸實行、效益確認四個步驟,系統性的聚焦問題,歸納原因和求證,找出顧客系統上的失誤,即時補正盤盈損造成的損害風險。
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